緊急案件に振り回されても、切り抜けるための方法とは？
こんにちは。マーケティング・経営コンサルタントの新井です。
私は中小企業に特化し、全国各地の中小企業様に、マーケティングの戦略から実行を中心に、経営面まで、経営者の抱える課題全般の解決のサポートをさせていだいています。これまで200社以上のコンサルをさせていただいており、定めたゴールに対する達成度は90%以上を継続しています。
今日のテーマは、「緊急案件に振り回されても、切り抜けるための方法とは？」です。
今日の目標を決めて、やる気満々でのぞんでいる時に来る緊急依頼
Aさんが「今日は50件の営業電話、10件の打ち合わせをする」という目標を決めて1日に臨んだところ、途中で緊急の仕事依頼が入って優先せざるをえなくなるという事態が起きました。よくあることなのですが、こうした時にはどうしたら良いのでしょうか。
私自身は毎日「XX月XX日にやること」をチェックリスト化しています。前夜に作成し、当日朝に見直し、それを決めて動いています。その日にやること、明日までにやること、今週中にやること、急ぎではないけれど重要なことをプライオリティ付けも行なったうえで、スケジュールとともに、1日に何度も確認しています。ただ私もAさんと同じように、突発的な仕事依頼が入ることも少なくありません。計画通りにひたむきに進めていきたいのですが、現実は計画通りに進むとは限らないのです。
緊急依頼が入った時の対応
突発的な緊急案件に振り回されるのは、多くの忙しい業務に携わる人にとって悩みの種です。予定通りに進まない焦燥感と、それに付随するストレスに、気持ちが追い込まれがちです。しかし、柔軟な対応と適切な心構えを持つことで、効率的に業務を推進しながら、心身ともにスッキリと乗り越えられるはずです。
まずは、緊急案件への対応を最優先すべきです。考え方ですが緊急案件が持ち込まれたということは、頼りにされていることであったり、対応できる状態である（最悪の状態ではない）ということです。決して悪いことではないので、きちんと対応していきましょう。
その際、最初に決めておいた目標達成を諦める必要もありません。計画に対して100%できなくても良いと考えましょう。柔軟に計画を見直し、可能な範囲で当初の目標に近づくように再設定すれば良いのです。
具体的には、緊急案件の処理を始める段階で、残りの業務を再度確認し直します。手順を工夫したり、内容を簡略化したりすることで、効率的に進められる部分はないかを吟味します。また、本来自分自身がやるべきパートを他の社員や仲間や外注先にお願いすることも一考です。それでも計画に届かないケースもありますが、それで良いのです。その場合、無理のない範囲で新たな目標設定を行います。Aさんの事例で言えば、営業電話を40件に減らすなどです。
行動は素早く、心は冷静に
これらの対応は冷静に行うことが重要です。焦りや落胆に駆られそうになっても、自分を客観的に見つめ直し、建設的な思考を心がけましょう。「こうすれば、何とか間に合うかもしれない」といった前向きな姿勢です。そして、行動はすばやくです。思い悩むあまり、スピードが遅くなるのは望ましくありません。追い込まれてしまい、思考をフリーズさせたり、自暴自棄になるのはもっともよくありません。その場で追い込まれても、後から考えれば大したピンチでもないことがほとんどです。自分で自分を追い込みすぎない余裕も大事です。
対応が決まったら、進捗状況を随時確認し、必要に応じて上司や関係者にも報告・相談することをおすすめします。透明性を持って丁寧にコミュニケーションを取ることで、孤独感を感じずに業務を進められるはずです。
また、メンタルケアにも十分気をつけましょう。あえて休憩を取ったり、その場を離れたたり、瞑想したり、ランニングすることで気分転換を図ることができます。また頭が整理される効果もありません。自分に合った気分転換方法を見つけておくと効果的です。
まとめ
緊急案件に振り回される状況は必ずあります。これは避けられませんが、柔軟な対応と前向きな心構えで、ほとんどのケースは乗り越えていけます。最初に決めた計画通りに仕事が進まなくても良いのです。焦らず、一人で抱え込まず、無理のない範囲で着実に進めば、必ず乗り越えられるはずです。
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