こんにちは。
中小企業に特化したマーケティングと経営のコンサルタント
株式会社ホワイトナイトの新井です。
今日のテーマは「ビジネスメール送付で気をつけるタイミング5選」です。
みなさん、1日あたりの平均メール受信数や送信数はどの程度でしょうか。
最近ではビジネスのコミュニケーションも多様化し、メールだけでなく、
Chatwork、Slack、LINEなどさまざまな連絡手段が用いられます。
とはいえ、メールはメインの連絡手段である人がまだまだ多いのではないでしょうか。
私は平均すると1日あたり100通-200通程度のメールを送付しています。
短い文章で済むものもありますが、きちんとした文章が必要なものもあります。
その中には、すぐに返答した方が良いものも少なくありません。
こうしたものは、ミスをしないように丁寧に対応すべきなのですが、
すぐに返答をしなければならない時ほど、往々にして仕事が忙しかったり、他にもすぐに返答をしなければならないものがあるという状況になります。
急ぎの対応を迫られた時
これはあたりまえですが、急ぎの対応が必要な時ほど、メール送信は気をつけるべきです。相手のアドレス、名前、添付ファイル漏れ、誤字脱字チェックなどは、急ぎの対応が必要だからこそ重要です。それに加えて、本当に、その返信内容で良いのかどうかもしっかりチェックした方が良いです。追い詰められた状況ではなく、一瞬でも落ち着いて考える状況を作ることによって、客観的な判断ができ、ミスは防ぐことができます。
仕事が忙しい時
仕事が立て込んで忙しい時も要注意です。忙しい中にも、前向きに忙しい時と後ろ向きに忙しい時があります。前向きは、仕事が同時進行で順調に進んでいる状況です。後ろ向きは、トラブル処理ややりたくない仕事の対応が多い状況です。このいずれの状況であっても、メールは気をつけるべきでしょう。忙しいからこそ、一つ一つのことをしっかり終わらせなける必要があります。順調だからといって、流れ作業的にパッと送信したり、調子が悪いからといって、とにかく終わらせようと送信したりというのは要注意です。
メンタルや体力が落ちている時
人間、どんな時でもメンタルや体力のアップダウンはあります。これは仕方のないことではないかと私は思っています。メンタルや体力が落ちていると、思考の方向性がマイナスになったり、チェックが甘くなったりしがちです。大事なのは自分が今どんな状況にあるのかを見極めて、メンタルや体力が落ちている時は、いつも以上に気をつけるという意識を持つことです。
イライラしてしまう時
メンタルや体力が落ちている時と近いんのですが、イライラしている時も要注意です。イライラの理由やイライラ度合いは人によってさまざまです。人によっては、必ずしも仕事ではなく、プライベートが理由のこともあるかもしれません。こうした時は短い時間（数十秒）で良いので、深呼吸するなり、瞑想するなりして、まず心を落ち着かせることです。それからメールに向き合いましょう。
嬉しい時
最後に、これは見落としがちですが、嬉しい時も気をつけるタイミングです。以前より営業していた案件や大型案件が決まった、仕事先から仕事が前進するような内容の連絡があったなど、嬉しい時には、ついすぐに返信してしまったり、感情が前面に出てしまう文章を書いてしまいがちです。相手先によっては、それが望まれることもあります。しかし、ビジネスにおける基本は、状況に一喜一憂せずに進めていくことです。嬉しい気持ちは自分の心の中におさめて、メール返信をする方が良いです。
いかがでしたでしょうか。
メール一つで、相手との信頼関係が変わったり、仕事の状況が変わります。
仕事でメールを使うかぎり、メールで気をつける状況は続きます。
何かのお役に立てたら嬉しいです。
株式会社ホワイトナイト
新井 庸支
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